Le vrai coût caché d’un mauvais logiciel RH

À l’heure de la digitalisation accélérée des services des ressources humaines, choisir le bon logiciel RH est une décision stratégique. Derrière les promesses de gain de temps et d’efficacité, un outil mal adapté peut engendrer des dysfonctionnements coûteux, tant sur le plan financier que sur celui de la performance organisationnelle. Pour les responsables RH et les directions générales, il est crucial de comprendre les impacts d’un mauvais SIRH (système d’information des ressources humaines) sur l’entreprise.

UNE FAUSSE BONNE IDÉE À LONG TERME

Dans un contexte où la digitalisation des RH devient incontournable, certaines entreprises se tournent vers des solutions bon marché ou génériques pour équiper leur service. Si ces outils semblent suffisants dans un premier temps, ils se révèlent souvent inadaptés aux besoins spécifiques d’une organisation. Résultat : une perte d’efficacité, une surcharge de travail pour les équipes RH, et une expérience collaborateur dégradée.

Un logiciel RH peu intuitif ou mal intégré aux autres systèmes de l’entreprise oblige parfois les collaborateurs à recourir à des solutions parallèles (tableurs, e-mails, dossiers partagés), multipliant ainsi les erreurs et les redondances de traitement.

LA PRODUCTIVITÉ RH EN BERNE

Un mauvais SIRH peut ralentir considérablement les processus de gestion des ressources humaines : recrutements mal suivis, gestion administrative complexe, ou encore reporting RH incohérent. Cela impacte directement la productivité des équipes RH, qui passent davantage de temps à corriger des erreurs qu’à accompagner la stratégie humaine de l’entreprise.

Selon une étude menée par le cabinet Markess by Exaegis, 44 % des décideurs RH estiment que leur solution actuelle ne permet pas une exploitation optimale des données RH. Or, l’analyse de données fiables est un levier essentiel pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ou encore le pilotage de la masse salariale.

L’EXPÉRIENCE COLLABORATEUR, GRANDE OUBLIÉE

Le logiciel RH est aujourd’hui un point de contact direct entre les collaborateurs et leur entreprise. Il est utilisé pour poser des congés, accéder à la fiche de paie, suivre une formation ou gérer son parcours professionnel. Une interface peu ergonomique, des bugs récurrents ou un accès limité à distance peuvent générer de la frustration, voire un désengagement.

Dans un marché du travail tendu, où l’attractivité de l’entreprise est devenue un enjeu stratégique, une mauvaise expérience numérique RH peut nuire à la marque employeur.

DES COÛTS CACHÉS QUI S’ACCUMULENT

Les coûts d’un mauvais logiciel RH ne se limitent pas au montant de la licence. Il faut y ajouter les frais de maintenance, les temps d’adaptation, les erreurs de paie ou de contrat, les surcharges administratives, voire les litiges juridiques. En cas de non-conformité RGPD, par exemple, une mauvaise gestion des données personnelles peut entraîner de lourdes sanctions.

Par ailleurs, le changement de logiciel après un échec représente une perte de capital humain (formation, résistance au changement), et parfois la nécessité de réintégrer manuellement des données, avec les risques d’erreur que cela implique.

COMMENT ÉVITER CES ERREURS ?

Pour les DRH, il est essentiel d’impliquer l’ensemble des parties prenantes (finance, DSI, managers opérationnels) dès la phase de sélection du SIRH. L’outil doit être scalable, compatible avec les autres solutions de l’entreprise, et pensé pour l’utilisateur final.

Un bon logiciel RH doit répondre à trois critères fondamentaux : simplicité d’usage, fiabilité des données, et capacité à évoluer avec les besoins de l’entreprise.

UN INVESTISSEMENT QUI DOIT ÊTRE STRATÉGIQUE

Investir dans un SIRH de qualité n’est pas un coût, mais un levier de performance globale. Il permet de recentrer les équipes RH sur des missions à forte valeur ajoutée : développement des talents, accompagnement du changement, politique RSE, etc. Cela renforce le rôle stratégique des ressources humaines au sein de l’organisation.

À l’heure où la compétitivité passe par l’agilité et l’engagement des collaborateurs, le choix du bon logiciel RH devient un facteur différenciant. Le mauvais choix, lui, peut devenir un véritable frein à la transformation digitale de l’entreprise.

Sources :